Documentos de fornecedores vencidos: como controlar sem planilha paralela

Quais documentos costumam ser controlados?

Depende do tipo de fornecedor. Exemplos comuns: certidões de regularidade fiscal, certificados de gestão (como ISO 9001), alvarás e licenças, laudos e certificados de análise, e comprovantes de seguro. Defina a lista por tipo, não uma lista única para todos.

O que dá errado na planilha?

• Validade digitada à mão. Uma data errada e o alerta nunca dispara.
• Sem alerta ativo. A planilha mostra a cor, mas só se alguém abrir o arquivo.
• Documento em lugar diferente da data. A planilha diz "ok", e o arquivo está em outra pasta ou desatualizado.
• Cobrança manual. Cada pendência vira e-mail, telefonema e lembrete.
• Nenhuma consequência. Documento vencido e a compra segue normalmente.

Passo a passo para controlar a validade

1. Liste os documentos obrigatórios por tipo de fornecedor.
2. Registre a data de emissão ou de validade junto do arquivo.
3. Configure aviso com antecedência (por exemplo, 30 dias antes).
4. Peça o documento novo antes de vencer, não depois.
5. Defina a regra: documento obrigatório vencido impede nova homologação ou nova compra.

Como o QualitControl faz isso

No módulo Fornecedores (SRM), os documentos obrigatórios são definidos por tipo de fornecedor, com validade e aviso antes de vencer. O sistema faz a cobrança automática por e-mail dos documentos que faltam, e o fornecedor envia tudo pelo portal. O sistema não deixa marcar como homologado com documento obrigatório faltando ou vencido, e o administrador pode ligar o bloqueio automático por documento vencido. A situação aparece em semáforo: verde, amarelo ou vermelho.

Fontes e referências

• ABNT NBR ISO 9001:2015, cláusulas 7.5 (informação documentada) e 8.4 (fornecedores externos).
• QualitControl — módulo Fornecedores (SRM): documentos com validade, cobrança por e-mail, portal e bloqueio automático.