Gestão de mudanças é o planejamento e o acompanhamento de toda mudança no sistema de gestão da qualidade, exigido pela cláusula 6.3 da ISO 9001. Para cada mudança, registre propósito, consequências, recursos, responsável, risco e plano de ação. No fim, verifique se a mudança deu o resultado esperado.
O que exige a cláusula 6.3 da ISO 9001?
A cláusula 6.3 da ISO 9001 exige que as mudanças no sistema de gestão da qualidade sejam feitas de forma planejada, considerando quatro pontos (ABNT NBR ISO 9001:2015, 6.3). A tabela mostra cada um com a pergunta que ajuda a responder.
| Alínea | O que considerar | Pergunta prática |
|---|---|---|
| a | Propósito e potenciais consequências | Por que mudar? O que pode acontecer? |
| b | Integridade do sistema de gestão | O que deixa de funcionar durante a mudança? |
| c | Disponibilidade de recursos | Tem gente, tempo e dinheiro? |
| d | Responsabilidades e autoridades | Quem decide e quem executa? |
"Integridade do sistema" quer dizer que o sistema de gestão continua funcionando enquanto a mudança acontece. Na prática, é comum definir quem continua respondendo por cada atividade durante a transição.
O que conta como mudança no sistema de gestão?
Conta como mudança no sistema de gestão tudo o que altera processos, responsabilidades, recursos ou a forma de trabalhar do SGQ (sistema de gestão da qualidade). Exemplos frequentes:
- Fusão ou divisão de setores, troca do dono de um processo.
- Implantação de um sistema novo, como ERP ou sistema da qualidade.
- Mudança de endereço, nova linha de produção, nova unidade.
- Terceirização de um processo que era interno.
- Revisão grande de procedimentos ou do mapa de processos.
Como fazer a gestão de mudanças?
A gestão de mudanças é feita em seis passos: registrar, classificar, avaliar o risco, definir recursos e responsável, planejar as ações e verificar a eficácia.
- 1
Registre a solicitação
Quem pediu, quando, qual processo é afetado e a descrição da mudança.
- 2
Classifique
Tipo (documental, infraestrutura, operacional, pessoas, treinamento), se é permanente ou temporária e se impacta o SGQ.
- 3
Avalie propósito, consequências e risco
Por que mudar, o que pode dar errado e o nível de risco: baixo, médio ou alto.
- 4
Defina recursos e responsável
O que será preciso e quem tem autoridade sobre a mudança.
- 5
Monte o plano de ação
O que será feito, por quê, como, quem, início, fim e custo. É o 5W2H aplicado à mudança.
- 6
Verifique a eficácia
Concluídas as ações, confirme se a mudança atingiu o propósito e encerre o registro.
Como preencher um registro de mudança?
O registro de mudança é preenchido campo a campo, respondendo às quatro alíneas da 6.3 e acrescentando risco, plano e eficácia. Exemplo de uma empresa que unificou dois setores:
| Campo | Exemplo |
|---|---|
| Descrição | Unificar os setores de Expedição e Almoxarifado |
| Processo | Logística |
| Classificação | Pessoas · permanente · impacta o SGQ |
| Propósito | Reduzir retrabalho na separação de pedidos |
| Consequências | Responsabilidades mudam; procedimentos e organograma precisam ser revisados |
| Risco | Médio: erro de separação no período de transição |
| Recursos | Treinamento da equipe e ajuste do layout |
| Responsável | Gerente de logística |
| Ações | Revisar procedimentos, atualizar organograma, treinar equipe, conferir pedidos em dobro no primeiro mês |
| Eficácia | Erros de separação comparados antes e depois |
Como a mudança se liga ao resto do sistema?
A mudança se liga a quase todo o sistema de gestão, por isso vale conferir o impacto em cada parte. Ela pode alterar o mapa de processos, criar ou reduzir riscos, exigir treinamento e revisar documentos (ABNT NBR ISO 9001:2015, 4.4, 6.1, 7.2 e 7.5).
A necessidade de mudanças no sistema também é uma das saídas da análise crítica pela direção (ABNT NBR ISO 9001:2015, 9.3.3).
Qual a diferença entre controlar mudanças em planilha e em sistema?
A planilha registra bem a mudança, e o sistema cobra melhor as ações e guarda o histórico. Muitas empresas usam uma aba para a descrição e outra para o plano, e isso funciona enquanto há poucas mudanças e uma pessoa cuidando.
O problema aparece quando as ações atrasam e ninguém cobra, ou quando a planilha é editada sem deixar rastro.
Erros comuns na gestão de mudanças
- Registrar a mudança depois que ela já aconteceu, só para ter o papel na auditoria. O auditor percebe pelas datas.
- Deixar o campo de consequências em branco ou com "nenhuma".
- Plano de ação sem responsável e sem prazo.
- Encerrar sem verificar se a mudança atingiu o propósito.
- Confundir mudança no sistema de gestão (6.3) com mudança no produto (8.5.6).
Como o QualitControl ajuda
O módulo Planejamento de Mudanças do QualitControl foi desenhado em cima da cláusula 6.3.
- O registro numerado guarda solicitante, processo, classificação, duração, propósito, consequências, risco (baixo, médio ou alto), impacto no SGQ, recursos e quem responde pela mudança.
- O plano de ação tem o que fazer, por quê, como, responsável, início, fim e custo. As ações entram nas pendências do responsável, com lembrete por e-mail.
- O portal de solicitações é um link que a empresa compartilha: qualquer pessoa pede uma mudança sem login, e o pedido só vira mudança depois de aprovado.
- A verificação de eficácia e a data de encerramento ficam no próprio registro.
- A impressão sai em resumo (uma linha por mudança) ou completa, para a auditoria.
- A importação traz a planilha de mudanças que a empresa já usa.
Fontes e referências
- ABNT NBR ISO 9001:2015, cláusula 6.3 (planejamento de mudanças).
- ABNT NBR ISO 9001:2015, cláusula 4.4 (sistema de gestão da qualidade e seus processos).
- ABNT NBR ISO 9001:2015, cláusula 8.5.6 (controle de mudanças) e 8.3.6 (mudanças de projeto e desenvolvimento).
- ABNT NBR ISO 9001:2015, cláusula 9.3.3 (saídas da análise crítica pela direção).
- ABNT NBR ISO 9001:2015, cláusulas 6.1, 7.2 e 7.5 (riscos, competência e informação documentada).
- QualitControl: funcionalidades do sistema e catálogo de módulos.
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