Importar uma planilha para um sistema de qualidade é transferir os registros que estão no Excel (cadastros, indicadores e histórico) para o sistema, sem redigitar. O caminho seguro é importar os cadastros e o histórico encerrado e abrir no sistema o que ainda está em andamento. Antes, limpe a planilha: uma linha por registro, sem células mescladas, datas como data e nomes padronizados.
Por que importar a planilha em vez de digitar tudo de novo?
Importar economiza tempo e preserva o histórico que a empresa levou anos para construir. Digitar tudo de novo atrasa a implantação e desanima a equipe.
Com os dados importados, a equipe começa a operar o sistema com fornecedores, indicadores e registros que já conhece. Isso facilita a adesão nas primeiras semanas.
O que dá para importar e o que não deve ser importado?
Cadastros, indicadores e histórico encerrado devem ser importados; não conformidades ainda abertas devem ser reabertas no sistema. A tabela resume a regra.
| Tipo de dado | Importar? | Por quê |
|---|---|---|
| Setores, unidades e responsáveis | Sim | São a base para todos os outros registros |
| Fornecedores e clientes | Sim | Cadastro e validade de documentos entram prontos |
| Indicadores com histórico | Sim | Mantém a série para comparar com a meta |
| Não conformidades encerradas | Sim | Valem como histórico para auditoria e análise |
| Não conformidades abertas | Não: abrir no sistema | A tratativa precisa ser registrada no fluxo do sistema |
Como preparar a planilha Excel para importar?
Prepare a planilha para que cada linha seja um registro completo e cada coluna tenha um só tipo de informação. Siga estes passos:
- 1
Faça uma cópia
Trabalhe numa cópia e guarde o arquivo original intacto.
- 2
Uma linha por registro
Cabeçalho na primeira linha, sem células mescladas, sem linhas de total e sem linhas em branco no meio.
- 3
Datas como data
Validade e prazo em formato de data, não como texto ("vence em março").
- 4
Nomes padronizados
O mesmo fornecedor, setor ou pessoa escrito sempre igual. "Expedição" e "Expediçao" viram dois setores.
- 5
E-mails dos responsáveis
Sem e-mail válido, o responsável não recebe o aviso de prazo.
- 6
Teste com poucas linhas
Importe uma amostra, confira o resultado e só então suba o arquivo completo.
Qual a ordem certa para migrar os dados?
A ordem certa é estrutura, cadastros, indicadores, histórico e treinamento. Cada etapa usa os dados da anterior.
- Estrutura: setores, usuários e, se houver inspeção de rotina, unidades e responsáveis.
- Cadastros: fornecedores e clientes.
- Indicadores: metas e histórico de resultados.
- Histórico: não conformidades encerradas, atas e mudanças.
- Treinamento: LNT (Levantamento de Necessidades de Treinamento) e matriz de flexibilidade (quem sabe fazer o quê), que sustentam a competência (ABNT NBR ISO 9001:2015, 7.2).
Em quanto tempo o sistema fica rodando?
O prazo depende do volume de dados e de quão organizada está a planilha. A importação em si é rápida; o que toma tempo é a limpeza.
Uma boa prática é importar um módulo, operar por alguns dias e só depois trazer os demais. Não é preciso migrar tudo de uma vez.
Quais são os erros comuns na migração?
O erro mais comum é importar a planilha do jeito que está, com nomes e datas fora de padrão.
- Importar não conformidades abertas como se estivessem tratadas.
- Deixar o mesmo fornecedor escrito de formas diferentes e gerar duplicados.
- Guardar datas como texto e perder os avisos de vencimento.
- Subir o arquivo inteiro sem testar uma amostra.
- Apagar a planilha original antes de conferir o resultado.
Como o QualitControl ajuda?
O QualitControl tem telas de importação próprias para cada tipo de planilha (funcionalidades). A tabela mostra o que entra em cada uma.
| Planilha | O que o QualitControl faz |
|---|---|
| RNCs | Lê o relatório de não conformidade em Excel pelos rótulos dos campos e mostra uma prévia editável antes de criar a RNC e as ações; as novas RNCs seguem o fluxo exigido pela norma (ABNT NBR ISO 9001:2015, 8.7, 10.2 e 7.5) |
| Fornecedores | Importa cadastro, avaliação e documentos com validade; permite adicionar novos, só atualizar ou os dois; um .zip com as pastas de cada fornecedor anexa os arquivos |
| Clientes | Importa o cadastro em Excel ou CSV |
| Indicadores (KPIs) | Importa indicadores e resultados, com conferência antes de gravar |
| Lojas, setores e responsáveis | Monta a estrutura da Inspeção de Rotina a partir de planilha modelo baixada na tela |
| Atas | Importa atas a partir de planilha modelo |
| Mapa de processos | Importa os processos (ABNT NBR ISO 9001:2015, 4.4) e aceita vários arquivos de uma vez |
| LNT, matriz de flexibilidade e planejamento de mudanças | Importa as planilhas que a empresa já usa (mudanças: ABNT NBR ISO 9001:2015, 6.3) |
- A ajuda contextual explica cada campo e cada método na própria tela.
- Os registros podem ser exportados em Excel e PDF quando você precisar.
- A avaliação gratuita de 30 dias dá acesso completo às importações, sem cartão.
Ainda decidindo? Veja o comparativo de tipos de solução e o QualitControl x planilhas Excel.
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Importe uma amostra na avaliação gratuita e veja o resultado. Planos em qualitcontrol.com.br/#precos.
Testar 30 dias grátis Fale com um especialistaFontes e referências
- ABNT NBR ISO 9001:2015 — Sistemas de gestão da qualidade: requisitos. Cláusula 4.4 — sistema de gestão da qualidade e seus processos (mapa de processos).
- ABNT NBR ISO 9001:2015, cláusula 6.3 — planejamento de mudanças.
- ABNT NBR ISO 9001:2015, cláusula 7.2 — competência (LNT e matriz de flexibilidade).
- ABNT NBR ISO 9001:2015, cláusula 7.5 — informação documentada.
- ABNT NBR ISO 9001:2015, cláusula 8.7 — controle de saídas não conformes.
- ABNT NBR ISO 9001:2015, cláusula 10.2 — não conformidade e ação corretiva.
- QualitControl — funcionalidades e perguntas frequentes (orientação sobre migrar não conformidades da planilha).
- Os passos de preparação da planilha e a ordem de migração são recomendações práticas, não requisitos de norma.