Um software de gestão da qualidade é a ferramenta que registra e controla não conformidades, documentos, fornecedores, indicadores e auditorias exigidos por normas como a ISO 9001. Existem cinco tipos de solução: papel ou planilha, módulo de qualidade do ERP, software estrangeiro de grande porte, sistema só de documentos e software de qualidade especializado, como o QualitControl. A escolha depende de quem vai usar, do que a auditoria cobra e do custo total.
Quais são os 5 tipos de solução para gestão da qualidade?
Os cinco tipos são: papel ou planilha Excel, módulo de qualidade do ERP, software estrangeiro de grande porte, sistema só de controle de documentos e software de qualidade especializado. Cada tipo tem uma lógica própria de preço, de implantação e de uso.
- Papel ou planilha Excel: formulários e abas controlados por uma ou poucas pessoas.
- Módulo de qualidade do ERP: a qualidade dentro do sistema de gestão da empresa (ERP é o sistema que controla estoque, compras, vendas e produção).
- Software estrangeiro de grande porte: plataforma global, muito configurável, pensada para grandes grupos.
- Sistema só de documentos: foco em POPs (procedimentos operacionais padrão), versões e aprovações.
- Software de qualidade especializado: reúne os processos da qualidade num só lugar. O QualitControl é deste tipo.
Como os 5 tipos se comparam, critério a critério?
A tabela abaixo resume o comportamento típico de cada tipo nos critérios que mais pesam na compra. Fornecedores do mesmo tipo podem variar, então use a tabela como roteiro de perguntas.
| Critério | Papel / Excel | Módulo do ERP | Estrangeiro de grande porte | Só documentos | QualitControl |
|---|---|---|---|---|---|
| Funções | O que você montar | Ligadas a estoque, compras e produção | Muito amplas e configuráveis | Documentos e versões | 55 módulos: qualidade, documentos, fornecedores, clientes, auditoria, indicadores, processos, SST/PGR, inspeção |
| Facilidade e didática | Todo mundo conhece | Telas pensadas para o escritório | Curva de aprendizado maior | Simples | Em português, com ajuda que explica cada método na própria tela |
| Tempo de implantação | Imediato | Projeto junto com o ERP | Projeto com consultoria | Rápido | Sem instalação; começa na avaliação gratuita |
| Preço publicado | Sem licença extra | Em geral, sob proposta | Em geral, sob proposta | Varia | Sim: Prata R$ 399/mês e Ouro R$ 499/mês |
| Importação de planilhas | Não se aplica | Varia | Em geral, via projeto | Documentos, sim | RNCs, fornecedores, clientes, KPIs, atas, processos e mais |
| Uso no celular sem app | Limitado | Varia | Costuma pedir app | Varia | Sim, no navegador |
| RNC por QR Code sem login | Não | Raro | Varia | Não | Sim |
| SST e PGR no mesmo sistema | Outra planilha | Em geral, outro módulo | Nem sempre segue a NR-1 | Não | Sim (PGR licenciado à parte) |
| Avisos por WhatsApp | Manual | Raro | Varia | Raro | Sim, pela API oficial (módulo à parte) |
| Suporte em português | Não há | Sim, se o ERP for nacional | Pode ser por parceiro | Varia | Sim |
Quando a planilha ou o papel funcionam bem?
A planilha funciona bem em empresa pequena, com poucos registros e uma pessoa cuidando de tudo. O custo de entrada é baixo e todo mundo sabe usar.
O limite aparece quando várias pessoas editam o mesmo arquivo, quando é preciso cobrar prazos e quando o auditor pede o controle de versões e alterações da informação documentada (ABNT NBR ISO 9001:2015, 7.5.3). Veja o comparativo detalhado em QualitControl x planilhas Excel.
Quando o módulo de qualidade do ERP é a melhor escolha?
O módulo do ERP é a melhor escolha quando a dor está dentro do ERP: inspeção de recebimento, bloqueio de lote e rastreio de produção. Nesses casos, ter a qualidade no mesmo sistema evita retrabalho.
Ele costuma ser mais fraco na tratativa completa da não conformidade (causa raiz, plano de ação e verificação de eficácia), no controle de documentos e no uso pelo operador, que nem sempre tem login no ERP.
Quando vale um software estrangeiro de grande porte?
O software estrangeiro de grande porte vale para grupos com muitas plantas, equipe de TI dedicada e orçamento para projeto. Ele é amplo e muito configurável.
Em troca, costuma pedir implantação com consultoria e treinamento mais longo. Exigências brasileiras, como o PGR (NR-1, item 1.5.7) e as boas práticas para serviços de alimentação (RDC ANVISA 216/2004), nem sempre vêm prontas.
Quando basta um sistema só de documentos?
O sistema só de documentos basta quando o problema é apenas controlar versão, aprovação e distribuição de procedimentos. Ele resolve bem a informação documentada (ABNT NBR ISO 9001:2015, 7.5).
A ISO 9001, porém, também cobra fornecedores (ABNT NBR ISO 9001:2015, 8.4), monitoramento (9.1), auditoria interna (9.2) e ação corretiva (10.2). Sem isso, a empresa volta para a planilha nas outras partes. Veja o que pede uma boa Lista Mestra de documentos.
Como decidir qual tipo é o certo para a sua empresa?
Decida em quatro passos: liste o que a auditoria cobra, veja quem vai usar, some o custo total e teste com os seus dados.
- 1
Liste o que a auditoria cobra
Não conformidade, documentos, fornecedores, indicadores e auditoria interna (ABNT NBR ISO 9001:2015) e, se a empresa tem empregados, o PGR (NR-1, item 1.5).
- 2
Veja quem vai usar
Se o chão de fábrica ou a loja precisa registrar, o uso no celular sem login pesa muito.
- 3
Some o custo total
Mensalidade, implantação, consultoria e tempo da equipe. Veja quanto custa um sistema de gestão da qualidade.
- 4
Teste com os seus dados
Importe uma planilha real e registre uma não conformidade do começo ao fim. Use o checklist para escolher o software.
Quais são os erros comuns na escolha?
Os erros mais comuns são comparar só a mensalidade e esquecer quem vai usar o sistema no dia a dia.
- Comparar preço de entrada em vez do custo total em 12 meses.
- Escolher um sistema que só a equipe da qualidade consegue operar.
- Contratar sem testar com dados reais.
- Esquecer a segurança do trabalho e manter o PGR numa planilha separada.
- Acreditar em promessa de certificação garantida: quem certifica é o organismo certificador (ABNT NBR ISO/IEC 17021-1).
Como o QualitControl ajuda?
O QualitControl é um software brasileiro de gestão da qualidade e segurança do trabalho, 100% web, com 55 módulos (funcionalidades). Na prática:
- O módulo Setores da Empresa (QR) gera um QR Code por setor; o operador aponta o celular e abre a não conformidade sem login e sem instalar aplicativo.
- O Painel de RNCs conduz a tratativa: causa raiz, plano de ação e verificação de eficácia, com laudo em PDF. É o que a norma exige para saídas não conformes e ação corretiva (ABNT NBR ISO 9001:2015, 8.7, 10.2 e 7.5).
- A ajuda contextual explica cada método na própria tela, e as Instruções de Trabalho mostram o passo a passo de cada perfil de usuário.
- As telas de importação trazem planilhas de RNCs, fornecedores, clientes, indicadores, atas, mapa de processos, LNT, matriz de flexibilidade, planejamento de mudanças e lojas da inspeção.
- Os módulos de SST e o PGR da NR-1 ficam no mesmo sistema da qualidade.
- Os alertas saem por e-mail e, com o módulo Avisos por WhatsApp, pela API oficial da Meta.
- A API REST com webhooks integra o sistema ao ERP.
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- ABNT NBR ISO 9001:2015 — Sistemas de gestão da qualidade: requisitos. Cláusulas 7.5 (informação documentada), 8.4 (provedores externos), 8.7 (controle de saídas não conformes), 9.1 (monitoramento e medição), 9.2 (auditoria interna) e 10.2 (não conformidade e ação corretiva).
- NR-1 — Disposições Gerais e Gerenciamento de Riscos Ocupacionais (Ministério do Trabalho e Emprego), item 1.5 — GRO e PGR.
- RDC ANVISA nº 216/2004 — boas práticas para serviços de alimentação.
- ABNT NBR ISO/IEC 17021-1 — requisitos para organismos que auditam e certificam sistemas de gestão.
- QualitControl — funcionalidades e planos e preços (dados do produto).
- A comparação entre tipos de solução descreve o comportamento típico de cada tipo no mercado, não regra de norma.