Um software de gestão da qualidade é a ferramenta que registra e controla não conformidades, documentos, fornecedores, indicadores e auditorias exigidos por normas como a ISO 9001. Para escolher, avalie se ele cobre o que a sua auditoria cobra e se a equipe consegue usá-lo sem treinamento. No período grátis, registre uma não conformidade do começo ao fim, importe uma planilha real e peça para um operador usar pelo celular.
O que definir antes de procurar um software de gestão da qualidade?
Antes de procurar, defina a norma que você segue, quem vai usar o sistema e quais dados você já tem. Sem isso, toda lista de funções parece igual.
- Qual norma você segue ou vai seguir? ISO 9001, IATF 16949, ISO 13485, RDC 216, NR-1?
- Quem vai registrar? Só a qualidade ou também operadores, encarregados e gerentes de unidade?
- Quantas unidades, lojas ou setores?
- Que planilhas você já tem e quer trazer para o sistema?
- Precisa de segurança do trabalho (PGR, acidentes, EPI) no mesmo lugar?
Quais critérios usar para avaliar um software de gestão da qualidade?
Os critérios que mais pesam são o ciclo completo da não conformidade, a facilidade de uso, a importação de dados e a evidência para auditoria. A tabela abaixo serve como checklist.
| Critério | O que verificar |
|---|---|
| Ciclo da não conformidade | Registro, causa raiz, plano de ação, execução e verificação de eficácia (ABNT NBR ISO 9001:2015, 10.2) |
| Usabilidade | Telas em português, poucos cliques, uso no celular sem instalar aplicativo |
| Didática | O sistema explica o método na própria tela? Há manual e instruções por perfil? |
| Importação de dados | Quais planilhas entram, se há modelo para baixar e prévia antes de gravar |
| Abrangência | Documentos, fornecedores, indicadores, auditoria, riscos, treinamento |
| Evidência para auditoria | Relatórios em PDF e trilha de auditoria (registro de quem fez o quê e quando), que apoia o controle da informação documentada (ABNT NBR ISO 9001:2015, 7.5) |
| Avisos | E-mail e WhatsApp para quem precisa agir, com link direto |
| Integração | API (interface para outros sistemas trocarem dados) e exportação em Excel |
| Contrato | Preço publicado, fidelidade, multa e saída dos dados |
Por que usabilidade e didática pesam tanto na escolha?
Usabilidade e didática pesam porque um sistema que só a qualidade consegue usar recebe poucos registros. Um software completo que ninguém usa vale menos que uma planilha bem cuidada.
Sinais de um sistema fácil e didático: o operador registra um problema em segundos, sem senha; o responsável recebe um aviso com link que abre direto a tarefa; e cada método (5 porquês, Ishikawa, matriz de risco, 5W2H) vem explicado na tela.
O que testar no período grátis?
No período grátis, teste o uso real: importe dados seus, faça uma não conformidade completa e chame alguém de fora da qualidade. Siga este roteiro:
- 1
Importe uma planilha real
Fornecedores, não conformidades encerradas ou indicadores. Veja se há modelo, prévia e aviso de linhas com erro.
- 2
Faça uma não conformidade completa
Abra pelo celular, analise a causa, crie o plano de ação, conclua e verifique a eficácia. Veja como tratar não conformidades.
- 3
Chame alguém de fora da qualidade
Peça para um operador ou encarregado usar sem explicação e observe onde ele trava.
- 4
Confira os avisos
Deixe um prazo vencer e veja se o responsável recebe o aviso.
- 5
Gere o que o auditor pede
Relatório da não conformidade em PDF, Lista Mestra de documentos e histórico de alterações.
- 6
Exporte os dados
Confirme que você consegue tirar os seus registros em Excel ou PDF.
Que perguntas fazer ao fornecedor antes de assinar?
Pergunte sobre custo total, contrato, dados e suporte. As respostas por escrito evitam surpresa depois.
- Qual o custo total em 12 meses para o meu cenário, com implantação e módulos?
- O que é cobrado à parte?
- Há fidelidade ou multa de cancelamento?
- Quais planilhas o sistema importa? Tem modelo para baixar?
- O operador precisa de login para registrar uma não conformidade?
- Funciona no celular sem instalar aplicativo?
- Onde ficam os dados, com que frequência há backup e como exporto tudo se cancelar?
- Como funciona o suporte, em que idioma e por qual canal?
- Os avisos por WhatsApp usam a API oficial? Há custo por mensagem?
Quais são os erros comuns na escolha?
O erro mais comum é escolher pela lista de funções sem testar com quem vai usar.
- Avaliar só pela demonstração do vendedor, sem teste próprio.
- Testar apenas com a equipe da qualidade.
- Não verificar a importação das planilhas existentes.
- Comparar mensalidade em vez de custo total.
- Acreditar em promessa de certificação garantida: quem certifica é o organismo certificador (ABNT NBR ISO/IEC 17021-1).
Como o QualitControl ajuda?
O QualitControl é um software brasileiro de gestão da qualidade e segurança do trabalho, 100% web, com 55 módulos (funcionalidades). Veja como ele responde ao checklist:
- O Painel de RNCs conduz registro, causa raiz, plano de ação e verificação de eficácia, com laudo em PDF, atendendo ao que a norma exige (ABNT NBR ISO 9001:2015, 8.7, 10.2 e 7.5).
- O módulo Setores da Empresa (QR) deixa o operador abrir a não conformidade pelo QR Code, sem login e sem aplicativo.
- A ajuda contextual explica cada método na tela; o Manual do Usuário e as Instruções de Trabalho mostram o passo a passo de cada perfil.
- As telas de importação aceitam planilhas de RNCs, fornecedores, clientes, indicadores, lojas e setores da inspeção, atas, mapa de processos, LNT, matriz de flexibilidade e planejamento de mudanças. Veja como importar.
- O Controle de Documentos gera a Lista Mestra em PDF, e os Logs de Auditoria registram quem fez o quê e quando.
- Os alertas saem por e-mail e, com o módulo Avisos por WhatsApp, pela API oficial da Meta.
- A API e Integrações oferece API REST e webhooks para o ERP.
- O preço é publicado, sem fidelidade e sem multa. Veja os planos.
Use este checklist no seu teste
Avaliação gratuita de 30 dias, com acesso completo e sem cartão. Siga o roteiro com os seus dados.
Testar 30 dias grátis Fale com um especialistaFontes e referências
- ABNT NBR ISO 9001:2015 — Sistemas de gestão da qualidade: requisitos. Cláusula 7.5 — informação documentada.
- ABNT NBR ISO 9001:2015, cláusula 8.4 — controle de processos, produtos e serviços providos externamente (fornecedores).
- ABNT NBR ISO 9001:2015, cláusula 9.2 — auditoria interna.
- ABNT NBR ISO 9001:2015, cláusula 8.7 — controle de saídas não conformes.
- ABNT NBR ISO 9001:2015, cláusula 10.2 — não conformidade e ação corretiva.
- ABNT NBR ISO/IEC 17021-1 — requisitos para organismos que auditam e certificam sistemas de gestão.
- QualitControl — funcionalidades e planos e preços (dados do produto).
- O roteiro de teste e as perguntas ao fornecedor são recomendações práticas, não requisitos de norma.